Informatiegedrag

Goede tijden, slechte tijden

Filter altijd
Guus Pijpers (19-03-2010)

Een soap als “Goede tijden, slechte tijden” is een praktijkvoorbeeld van een filter: alles wat niet bijdraagt tot de boodschap wordt weggelaten. Je kent het ook wel van je thuiskomst na een lange werkdag. Alleen de hoogte- en dieptepunten van die dag zijn interessant voor je partner om te weten. Precies het mechanisme van een goede soap.

In de werksituatie zijn de meesten nog niet zover. Alle e-mails worden in één inbox verzameld. Rijp en groen door elkaar. Natuurlijk heeft niemand tijd om dat eenvoudig trucje in Outlook te leren: filter binnenkomende mail en laat ze automatisch naar de juiste folder gaan.


FILTERTECHNIEKEN
Filters zijn technieken om op systematische wijze onbelangrijke informatie te negeren. Dat zijn technische filters zoals in e-mailsystemen, maar ook in onze communicatie kunnen filters worden ingebouwd. In feite gebeurt dit vaker dan we denken. Elke reactie op de ander geeft aan wat je verder in het gesprek wel of niet wilt horen. Bovendien geven we als zender vaak alleen die informatie waarvan we verwachten dat die geheel door het filter van de ontvanger komt. Filters instrueren ons denken en testen of nieuwe informatie belangrijk is.

In ons persoonlijk netwerk hebben we door ervaring geleerd wat onze familie, vrienden en collega’s willen horen. Dit sturende gedrag moeten we wel nog toepassen op elektronische informatiebronnen. De meesten nemen echter niet de moeite om zich de filtermogelijkheid van software of toepassingen eigen te maken, terwijl dat het leven echt zou veraangenamen.


FILTERCRITERIA
Actieve filtering betekent dat we continu maatregelen nemen om alleen die informatie te ontvangen die op dat moment nodig is. Niet meer en niet minder. Maar dat betekent ook dat periodiek de criteria waarop we filteren, herzien moeten worden. Soms gebeurt dat aan de zendende kant (een tijdschrift wordt opgeheven, een collega informeert ons niet meer). Meestal moeten we zelf bepalen welke informatie we willen blijven ontvangen: van mensen en systemen.

De meeste filters zijn gebaseerd op criteria die worden ingesteld. De nieuwste technieken maken gebruik van je werkelijke informatiegedrag. Je gaf ooit aan dat die elektronische nieuwsbrief interessant is. Maar als je langere tijd de link niet hebt geopend, stelt het filterproces je de vraag of je nog lid wil blijven. In feite is deze techniek op alle informatiebronnen toe te passen, intern en extern. Natuurlijk moeten waarborgen aanwezig zijn voor de vertrouwelijkheid van de verkregen gegevens.


FILTERS VERHINDEREN SERENDIPITEIT
Filtertechnieken moeten wel met de nodige zorg worden behandeld. Criteria moeten goed zijn ingesteld, anders kun je cruciale informatie missen. Criteria moeten daarom ook altijd bij de verkregen informatie zichtbaar of opvraagbaar zijn. Soms worden filters of profielen door anderen ingesteld (bijvoorbeeld een spamfilter). Als je alleen informatie krijgt waarvan anderen vinden dat die bij je taak hoort, zou dat wel eens een achteruitgang in je informatievoorziening kunnen zijn. Tenslotte moeten we ook niet onderschatten dat het toevallig aanlopen tegen informatie, zoals zoeken op het internet vaak is, een welkome bron van nieuwe informatie is. Filters sluiten toevalligheid uit.

Wanneer je de opmerkelijke zaken van de dag vertelt, sluit je vaak onbewust ook aan bij het profiel van je partner: je weet waar hij of zij in is geïnteresseerd. Deze actieve filtering en profilering kun je ook toepassen op je communicatie: gerichte boodschappen met aandacht voor de kenmerken van de ontvanger zijn een goede start tegen te veel informatie.